ORDINA BLOGT

Agile door de hele organisatie

Steeds meer IT-afdelingen van bedrijven gebruiken Agile & Scrum werken. De laatste tijd zie ik dat dit gedachtegoed zich verder verspreid binnen de rest van organisaties, buiten de teams die software ontwikkelen.

  • Linda Haak – van der Spek
  • 27 oktober 2016

Zo zijn er secretariaten die ook iets willen met borden aan de muur en vragen HR afdelingen zich af wat de IT-teams allemaal doen. Waarom plakken ze elke ochtend post-its en staan ze steeds bij een groot scherm?

Maar er is meer dan alleen nieuwsgierigheid naar Agile & Scrum werken. Afdelingen zoals secretariaat, juridische en andere stafafdelingen worstelen vaak met hun (on)transparante wijze van werken.  Zo kennen veel van mijn collega’s van de genoemde afdelingen ergernissen als  “ik weet niet waar mijn collega’s mee bezig zijn” en  “ik ben het overzicht kwijt van wat er allemaal moet gebeuren”. Medewerkers hebben slecht inzicht in de werkvoorraad en zoeken houvast in hun werk. Door het ontbreken van transparantie, hebben teams vaak te maken aan gebrek aan vertrouwen binnen het team.

Juist bij teams waar dit soort vraagstukken spelen, kunnen een aantal aspecten van Agile, Scrum en Kanban helpen om inzicht en vertrouwen te geven. En dankzij de menselijke nieuwsgierigheid (wij willen ook een frisse manier van werken) blijkt er veel te winnen met de simpele introductie van de onderstaande elementen.

Kanban bord:

Maak een Kanban bord met alle taken die het team (gaat) oppakken. Dit maakt zichtbaar wie waar mee bezig is, en wat de werkvoorraad is. Als een team hiermee aan de slag gaat, kan het na een tijdje een WIP (Work In Progress) limit instellen en daarmee het werk (nog) beter managen. Dit draagt bij aan focus, prioriteiten stellen en samenwerking in het team. Teams met veel parttimers hebben ook veel baat bij deze transparante manier van taken verdelen (waar is mijn collega gisteren mee bezig geweest, wat kan ik nu oppakken?).

Stand-up meeting:

Om te weten waar de teamleden mee bezig zijn en elkaar (meer) te ondersteunen in het werk, is het goed om regelmatig een stand-up meeting te houden. Dagelijks is vaak teveel voor dit soort teams, maar 1 à 2x per week is meestal afdoende. Onderwerp van zo’n meeting is wat er aan werk ligt en hoe dat verdeeld wordt. Inderdaad; laat de teamleden maar schuiven met post-it’s rondom een groot bord (of digitaal op een scherm).

Verbeteren d.m.v. retrospectives:

Verbeteren: er zijn maar weinig mensen die er tijd aan besteden, terwijl het goed is om wel te doen. Iedereen is gebaat bij inspecteren en aanpassen. Met een retrospective, bij voorkeur gefaciliteerd door een Scrummaster van een andere afdeling, creëer je ruimte om verbetering te zoeken. Eens per 1 à 2 maanden is vaak genoeg om verbeteringen te realiseren.  Zelf vind ik het leuk om dit soort sessies te faciliteren omdat ik dan een idee krijg wat er bij andere afdelingen speelt. En door de uitkomst van de retrospective meteen op het Kanban bord te plakken, zorgen de teamleden ervoor dat ze ook daadwerkelijk wat met de verbeteringen gaan doen.

Lean Coffee:

Efficiënt vergaderen is een kunst. Lean Coffee kun je toepassen bij vergaderingen waar veel verschillende onderwerpen besproken moeten worden. Bij een Lean Coffee bepaal je allereerst een timebox, bijvoorbeeld van 8 minuten. Kies een onderwerp en probeer dit in 8 minuten te bespreken. Na 8 minuten geven alle deelnemers d.m.v. hun duim aan of ze verder willen of niet (duim omhoog -> ja, duim omlaag -> nee, duim horizontaal -> maakt niet uit). Als de meeste stemmen voor doorgaan zijn, dan ga je nog 4 minuten verder. En na 4 minuten peil je weer of iedereen door wil. Als de meeste stemmen tegen zijn, dan is de discussie afgelopen. Dit doe je voor elk onderwerp van de agenda. 8 Minuten blijkt verrassend vaak voldoende te zijn om teamleden geconcentreerd over een onderwerp te laten spreken. Wedden dat dit een efficiëntere vergadering oplevert?

Bovenstaande zijn slechts een paar kleine aanpassingen in de huidige werkwijze, die snel resultaat boeken en een organisatie in zijn geheel ombuigen naar een Agile organisatie. Een mooie taak aan Scrummasters en Agile coaches om afdelingen en teams buiten de Scrumteams te enthousiasmeren en mee te nemen in de mooie wereld van Agile werken. Geeft je meteen de kans om de hele organisatie te leren kennen.

PS: Denk je dat dit alleen van toepassing is voor commerciële organisaties? Kijk dan bijvoorbeeld eens bij Eduscrum: steeds meer scholen gebruiken onderdelen die vergelijkbaar zijn met bovenstaande, om hun leerlingen actiever bij de les te betrekken!